栏目:新闻资讯    人气:0    日期:2023-10-09

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原标题:离校③丨学籍档案事宜

  

学籍档案事宜

  

为了做好毕业生的档案管理工作

  

更好地为毕业生服务

  

请各学院做好相关管理工作

  

具体要求如下

  

  

到教务处领取

  

《授予学士学位通知书》

  

各学院于6月19日到教务处领取《授予学士学位通知书》(后简称《通知书》)。

  

  

审核《毕业生登记表》

  

《毕业生登记表》是学生大学期间重要的档案材料,各学院审核时必须注意是否符合档案材料的规范要求。例如不能随意涂改,若有涂改处必须要本人签名确认。

  

《毕业生登记表》的封面没有设置班级学号这一栏,请各学院要求学生在封面左上角写上班级学号,方便核对。

  

  

整理《毕业生登记表》和《通知书》

  

1、部分因绩点不够没有学位的学生,《毕业生登记表》不需要到校办盖章,因此必须先将其《毕业生登记表》抽出来,以防出错。

  

2.按班级学号的顺序整理《毕业生登记表》和《通知书》后,每个班一捆,并附上由教务处提供的毕业生名单。

  

  

到校长办公室盖章

  

1、《毕业生登记表》需要盖学士学位评定委员会公章和学位章,《通知书》只需要盖学士学位评定委员会公章(详见附件一的样本)。

  

2、双学位学生的《毕业生登记表》需要盖两个学位章,各学院应先在学生名单上标注,待统一盖完本学院本系的学位章后,再根据名单(由开设辅修第二学位的二级学院提供)将双学位学生的《毕业生登记表》抽出盖第二学位的学位章(详见附件一的样本),盖完第二学位的学位章后塞回原来抽出的位置。

  

·举个??·

  

单个学位

  

双学位

  

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3、用印申请手续由学生工作处统一办理。

  

4、学校学士学位评定委员会开会后才能确定具体盖章时间。盖章时间初定6月22日开始,如有变化学生工作处将电话通知(各学院盖章顺序详见附件二),如各学院错过盖章时间请自行与校办联系。

  

  

5、盖章工作由2016级学生负责,建议各学院至少派四名学生,分两组进行盖章工作(盖章详细流程请参照附件三)。

  

  

  

组织学生到学生处将毕业生档案材料归档

  

1、毕业生的所有档案材料准备好后(档案材料内容详见附件五),请安排2016级学生(按1人/每毕业班)到学生工作处将毕业生材料归档。

  

  

2、各学院确保派出的学生干部认真负责,并指定一名学生作为组长,如在整理毕业生档案过程中发现问题,应及时反映并解决。请各学院于6月15日下班前将负责归档的学生组长的姓名和联系电话(短号)发送至学生工作处吴雅老师的校内邮箱。

  

3、各学院将《毕业生登记表》、《通知书》、第四学年的《品德评定表》和《毕业生成绩单》整理好,集中起来按班级学号的顺序排好,每个班一捆,并附上学生名单。例如:把张三的四份材料放在一起,其他人的如此类推,整理后按班级学号的顺序排好,到学生工作处归档(具体档案整理流程见附件四)。

  

  

4、特殊学生档案处理

  

(1)2013/2014级延修学生档案

  

请各学院原2013/2014级的辅导员负责跟踪延修学生的档案材料,单独把延修学生档案材料上交到学生工作处集中归档,确保学生档案的完整性。

  

(2)有学历没学位、双专业、双学位学生的档案

  

这类学生的档案材料比较复杂,请各学院将以上学生的材料单独抽出,交到学生处集中处理,归档。

  

(3)考上研究生、公务员的学生档案

  

部分考研和公务员毕业生的档案要求在七月上旬提前寄出,请各学院尽量抓紧时间安排完成本学院档案整理的各项工作,积极与学生工作处配合,确保这批毕业生档案能按时寄出。

  

5、各学院毕业生档案归档时间安排详见附件二

  

  

注意:

  

1、为了方便毕业生接受档案寄送的反馈信息,请毕业班辅导员在毕业生名单里统一收集和登记毕业生有效的手机号码,并将电子版发至吴雅老师的校内邮箱(要素:学院、专业、姓名、学号、手机号码)。

  

2、按全国统一的邮政快递业务处理规定,交寄的毕业生档案1年内可以办理查询,超过1年的不再办理查询(已无法查询),请毕业班辅导员务必提醒毕业生。

  

3、咨询电话:、

  

-End-

  

文字丨学生工作处

  

版面丨古勇宏

  

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